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Als Chefkellner arbeiten

Der Chefkellner kann alles, was ein Kellner kann, und zusätzlich das Boniersystem einrichten, im Betrieb eingreifen und auswerten. Was nur du als Veranstalter kannst: Drucker verwalten und die Einstellungen im Portal (Kartenzahlung, Registrierkasse).

Vor der Veranstaltung: einrichten​

Gibt es ein Backup vom Fest im Vorjahr, holst du dessen Stand unter Betrieb zurück, gespeichert oder als Datei. Typisch: die Preisliste ersetzen, Räume und Tische behalten, dann gelten die gedruckten Tisch-Codes weiter. Danach passt du nur noch an, was sich geändert hat.

Sonst am einfachsten über die Einrichtung, sie geht diese Reihenfolge Schritt für Schritt durch:

  • Räume & Tische anlegen.
  • Ausgabepunkte festlegen: Welche Ausgabestelle druckt Bons, welche arbeitet mit Ausgabe-Anzeige, welche mit Austrägern.
  • Speisekarte pflegen: Kategorien mit Ausgabepunkt, Produkte mit Kurznamen, Farben und Bestellbarkeit. Bei aktiver Registrierkasse den Steuersatz zuweisen, sonst ist das Produkt boniergesperrt.
  • Bezahlmethoden und ihre Schnellwahl (Primär/Sekundär) festlegen; bei Kartenzahlung Trinkgeld-Abfrage und Selbstzahlung für Gäste einstellen.
  • Benutzer anlegen: Kellner, Küche, Austräger. QR-Codes drucken oder Links verschicken. Zugänge gelten bis zum gewählten Datum, Kellner kosten nichts extra.
  • Optional Gastbestellung: Produkte freigeben, Tisch-Codes drucken und laminieren.
  • Probelauf im Trainingsmodus: einschalten, eine Trainingsbestellung durch alle Ausgabestellen schicken, kassieren, ggf. Beleg drucken, danach beenden. Das räumt die Probebestellungen weg, nichts davon landet in Statistik oder Abrechnung. Anschließend unter Betrieb die Konfiguration als Backup sichern.
Verwaltungslisten am Handy

In den Listen (Benutzer, Räume, Tische, Produkte, …) öffnet ein Tipp auf die Zeile die Bearbeitung. Das ⋮-Menü rechts hält die übrigen Aktionen (Löschen, QR-Code, Tisch-Code), der Griff daneben ändert die Reihenfolge. Spalten, die nicht mehr nebeneinander passen, stehen als zweite Zeile unter dem Namen; mit dem Spalten-Symbol im Tabellenkopf blendest du sie wieder ein. Am Desktop liegen alle Spalten und Aktionen nebeneinander, mehr Fensterbreite zeigt mehr Spalten.

Während der Veranstaltung​

  • Über den Bestellverlauf den Überblick behalten, welche Tische offen sind und ob die Ausgabe hinterherkommt.
  • Reagieren, wenn etwas ausverkauft ist: in der Produktliste auf den Status-Punkt tippen und das Produkt auf „Nicht bestellbar" schalten oder bei begrenzten Produkten den Bestand anpassen. Die Kellner sehen die Änderung sofort.
  • Ist die Küche überlastet, im Produkt-Formular (Tab „Ausgabe") oder in den Einstellungen der Ausgabe-Anzeige die maximale Warteschlange anpassen.
  • Fällt ein Drucker aus, den Ausgabepunkt auf einen anderen Drucker oder auf Austräger umstellen, danach mit dem Massen-Nachdruck die Bons der letzten Minuten nachholen.
  • Bons nachdrucken und Zahlungen stornieren im Bestellverlauf: beides können nur Chefkellner. Offene Positionen stornieren oder umbuchen die Kellner selbst.
  • Unter Betrieb festlegen, ob nach der Ausgabe noch storniert oder umgebucht werden darf: Schalter „Storno nach der Ausgabe" und „Umbuchen nach der Ausgabe". Beide sind standardmäßig aus und gelten auch für dich. Einschalten nur mit geschultem Personal.
  • Im Tarif Free läuft das Fest ohne Bondruck. Bei der 20. Bestellung fragt dich ein Dialog, ob ihr Premium für heute bucht (29 €): „Zahlungspflichtig buchen“ oder „Mit Free weiter“. Mit Free pausiert ab dann der Bondruck, siehe Bondruck pausiert.
  • Bei Gästen, die selbst bestellen: hängende Kartenzahlungen abbrechen, Erstattungen abhaken, versehentlich verworfene Bestellwünsche im Tischverlauf wiederherstellen.
  • Über die Statistik Umsatz und Kellner-Leistung live verfolgen.
  • Im Protokoll nachsehen, wer wann was gemacht hat: Storni, Umbuchungen, Preisänderungen, Anmeldungen, Störungen. Ein Storno steht dort z.B. als „Anna hat bei ZE-3 storniert: 2× Bier (Gast hat abbestellt)", ein Umzug als „Anna hat 3× Schnitzel von ZE-3 nach ZE-7 umgebucht". Bei einer Reklamation öffnet der Lebenslauf einer Bestellung im Bestellverlauf ihre Geschichte vom Bonieren bis zum Kassieren.
  • Im Team-Chat (Sprechblase oben) Nachrichten an alle, eine Rolle oder einzelne Mitarbeiter schicken, mit Lesebestätigung.
  • Eine Frage zur Bedienung stellst du unter Hilfe in eigenen Worten, die Antwort kommt aus dieser Doku. Das können auch deine Kellner, die Küche und die Austräger.
  • Einen Fehler, eine Frage, eine Idee, Kritik oder Lob schickst du uns mit Feedback senden direkt unter Hilfe. Auch das geht in jeder Rolle.

Nach der Veranstaltung​

  • Unter Betrieb „Offene Bestellungen abräumen“: storniert, was noch offen ist, damit beim nächsten Fest keine alten Positionen an den Tischen stehen. Kassiertes und die Statistik bleiben, du musst nichts löschen.
  • Statistik als Excel exportieren: Kassenabrechnung je Kellner (mit Zahlart und Trinkgeld), Umsatz je Produkt.
  • Mit „Vergleichen mit“ in der Statistik das Fest dem Vorjahr gegenüberstellen, auch wenn es damals an anderen Tagen war.
  • Bei aktiver Registrierkasse: der Nullbeleg für eine Prüfung liegt unter Betrieb.
  • Kellner deaktivieren oder einfach auslaufen lassen (Gültig bis).
  • Unter Betrieb mit „Backup jetzt erstellen“ den Stand fürs nächste Jahr sichern, z.B. „Sommerfest 2026“.
  • Bei Unklarheiten in der Abrechnung das Protokoll nach Storni und Zahlungen filtern und als CSV sichern.

Drucker​

Die Bondrucker werden von Ordersys bereitgestellt und verwaltet; ihren Status siehst du oben in der Kopfzeile unter Druckerstatus (Drucker-Symbol, am Handy im ⋮-Menü) und im Portal. Was die Meldungen bedeuten, steht im Troubleshooting.