Abschlüsse und Kellnerabrechnung

Der Tagesabschluss fasst zusammen, was seit dem letzten Abschluss kassiert wurde: Umsatz je Steuersatz, je Zahlart und je Kellner, Storni, Trinkgeld, offene Bestellungen. Der Monatsabschluss rechnet die Tagesabschlüsse eines Monats zusammen, für die Buchhaltung. Die Kellnerabrechnung ist der Zettel dazu, wenn ein Kellner sein Bargeld abgibt. Alles drei findest du im Menü unter Veranstaltung, Abschlüsse, sichtbar für dich als Veranstalter und für Chefkellner.

Mit aktiver Registrierkasse ist der Menüpunkt automatisch da. Ohne Registrierkasse schaltest du ihn unter Betrieb, Karte Einstellungen, Schalter Abschlüsse ein; der Schalter steuert auch den automatischen Abschluss um 05:00 und den Monatsabschluss.

Kein Pflichtdokument nach der RKSV

Die österreichische Registrierkassenverordnung verlangt weder Tages- noch Monatsabschluss; Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbeleg erledigt die Registrierkasse automatisch. Der RKSV-Monatsbeleg ist ein Nullbeleg zur Signaturprüfung und enthält keine Umsätze; unser Monatsabschluss ist etwas anderes und ersetzt ihn nicht. Beide sind die Kassenabrechnung für dich, deinen Kassier und den Steuerberater, so wie sie jede Gastro-Kasse als „Z-Bon" kennt. Sie funktionieren auch ohne Registrierkasse.

Kellner abrechnen

Gibt ein Kellner sein Geld ab, tippst du in der Karte Kellner abrechnen bei ihm auf Abrechnen. Die Vorschau zeigt, was er seit seiner letzten Abrechnung kassiert hat, aufgeteilt nach Zahlart. Bar abzugeben ist die Summe der Bargeld-Zahlarten, das ist der Betrag, den du nachzählst. Mit Abrechnen wird die Abrechnung gespeichert und bekommt eine fortlaufende Nummer; danach kannst du den Zettel am Bondrucker drucken, mit zwei Unterschriftszeilen für Kellner und Chefkellner.

• Ein Kellner kann mehrmals am Tag abrechnen, zum Beispiel beim Schichtwechsel. Jede Abrechnung enthält nur, was seit der letzten dazugekommen ist.
• Storniert jemand später eine Zahlung, die schon abgerechnet war, erscheint sie in der nächsten Abrechnung dieses Kellners als Storno mit Betrag.
• Welche Zahlarten als Bargeld zählen, legst du bei den Zahlungsarten fest (Schalter Bargeld, das (i) daneben erklärt ihn). Karte ist nie Bargeld.

Tag abschließen

Die Karte Aktueller Zeitraum zeigt live, was seit dem letzten Abschluss zusammengekommen ist. Tag abschließen öffnet die Vorschau mit allen Zahlen; ein zweiter Tipp speichert den Abschluss mit fortlaufender Nummer und öffnet ihn zum Drucken.

Der Zeitraum eines Abschlusses reicht immer vom letzten Abschluss bis jetzt, es gibt keine Lücken und keine Überschneidungen. Als Buchungstag gilt der Veranstaltungstag, der um 05:00 beginnt: eine Kassierung um 01:30 gehört noch zum Vortag.

Passiert um 05:00 noch kein Abschluss, obwohl seit dem letzten kassiert oder storniert wurde, macht ordersys ihn automatisch. Ein Tag ohne Kassierungen bekommt keinen leeren Abschluss.

Was am Abschluss steht:

Block	Inhalt
Umsatz	Alles im Zeitraum Kassierte, dazu Bar und die Anzahl der Kassiervorgänge
Steuersätze	Brutto, Netto und Umsatzsteuer je Satz (nur mit aktiver Registrierkasse haben Produkte Steuersätze, sonst steht der Umsatz unter „ohne Steuersatz")
Zahlarten	Betrag je Zahlart, in Klammern die Anzahl
Kellner	Kassiert, davon bar, Trinkgeld je Kellner
Storni	Zahlungen aus früheren Zeiträumen, die in diesem storniert wurden, mit Minusbetrag. Im selben Zeitraum kassiert und wieder storniert zählt nicht, wird nur gezählt
Offene Bestellungen	Boniert, aber noch nicht kassiert. Sie sind nicht enthalten und blockieren den Abschluss nicht: wenn zehn Kellner bonieren und einer heimgeht, gibt es immer offene Bestellungen
Registrierkasse	Nur mit aktiver Kasse: Kassen-ID, Bereich der RKSV-Belegnummern, Anzahl der Belege. Lücken in den Nummern sind normal, dort liegen Monats- oder Nullbelege
Kellnerabrechnungen	Alle Abrechnungen des Zeitraums, darunter die Kellner, die noch nicht abgerechnet haben

Trainingsbestellungen aus dem Trainingsmodus zählen nie mit, der Abschluss nennt nur ihre Anzahl.

Monat abschließen

Die Karte Monatsabschluss zeigt den zuletzt abgelaufenen Monat mit Umsatz, Bargeld und der Anzahl der Tagesabschlüsse. Monat abschließen öffnet die Vorschau, ein zweiter Tipp speichert ihn und öffnet ihn zum Drucken.

Der Monatsabschluss rechnet die Tagesabschlüsse zusammen, nicht die einzelnen Kassierungen. Deshalb stimmt seine Summe immer exakt mit der Summe der Tage überein, und deshalb stehen die enthaltenen Tagesabschlüsse mit Nummer, Tag und Umsatz einzeln auf dem Beleg: dein Steuerberater kann die Monatszahl Zeile für Zeile nachrechnen.

• Am Monatsersten um 05:15 passiert der Abschluss automatisch, eine Viertelstunde nach dem Tagesabschluss, der den letzten Abend des Vormonats einsammelt.
• Ein Monat ohne Tagesabschlüsse bekommt keinen leeren Beleg. Hast du im Winter kein Fest, entsteht auch kein Dokument.
• Jeder Monat lässt sich nur einmal abschließen.
• Monatsabschlüsse haben eine eigene Nummernfolge, sie beginnt bei 1 und läuft unabhängig von den Tagesabschlüssen weiter.
• Der Abschluss um 05:00 am Monatsersten deckt noch den Abend des Vormonats ab und zählt deshalb zu diesem, obwohl als Buchungstag schon der Erste dasteht.

Nachdruck und Archiv

Jeder Abschluss und jede Abrechnung bleibt in der Liste und lässt sich jederzeit öffnen und erneut drucken, der Inhalt ändert sich nachträglich nie. Zusätzlich landen sie automatisch im Portal unter Abrechnungen und bleiben dort 7 Jahre, auch wenn dein Boniersystem längst gelöscht ist; Monatsabschlüsse stehen dort in einer eigenen Liste. Die Nummern laufen fort, sie beginnen nie wieder bei 1, auch nicht nach dem Abräumen oder nach „Ordersys neu einrichten“.

Nach dem Abräumen

„Offene Bestellungen abräumen“ unter Betrieb storniert nur, was noch nicht kassiert ist. Kassierte Bestellungen bleiben samt Beleg stehen, mit und ohne Registrierkasse, damit Belege und Abschlüsse zusammenpassen.