Betrieb

Hier öffnest du die Einrichtung, schaltest den Trainingsmodus, legst fest, ob nach der Ausgabe noch storniert oder umgebucht werden darf, räumst offene Bestellungen ab, richtest Ordersys neu ein, erstellst den Nullbeleg und sicherst oder importierst deine Konfiguration. Verfügbar für dich als Veranstalter und für Chefkellner. Bis September 2026 hieß die Seite „Backup und Reset".

Kassiertes bleibt immer

Nichts auf dieser Seite löscht kassierte Bestellungen, Zahlungen, Belege, Abschlüsse oder das Protokoll, mit und ohne Registrierkasse. Die Statistik vergangener Feste bleibt vollständig.

• „Offene Bestellungen abräumen“ (bis Oktober 2026 „Alle Bestellungen löschen“) storniert nur, was noch nicht kassiert ist.
• „Ordersys neu einrichten“ (bis Oktober 2026 „Konfiguration zurücksetzen“) und „Backup importieren“ ersetzen die Konfiguration: Räume, Tische, Ausgabepunkte, Preisliste, Zahlarten, Benutzer. Entfernte Tische und Benutzer verlieren ihren QR-Code. Vorher legt Ordersys automatisch ein gespeichertes Backup an.

Einrichtung

Die Karte zeigt, ob alles eingerichtet ist oder wie viele Punkte noch offen sind, und öffnet mit „Einrichtung öffnen“ die Einrichtung. Der Stand kommt aus deinen echten Daten: Löschst du etwa alle Räume, steht hier wieder „1 Punkt offen“. Vor jedem Fest ein kurzer Blick reicht.

Protokoll

Die Karte zeigt die letzten fünf Einträge des Protokolls: wer wann was gemacht hat, live während des Fests. Protokoll öffnen führt zur ganzen Liste mit Zeitraum, Bereichen, Suche und CSV. Ab dem Tarif Premium, im Free-Tarif steht hier ein Schloss.

Einstellungen

Schalter für Funktionen, die nicht jeder braucht. Aktuell:

• Abschlüsse: blendet den Menüpunkt Abschlüsse ein und schaltet den automatischen Tagesabschluss um 05:00 sowie den Monatsabschluss frei. Mit aktiver Registrierkasse standardmäßig an, ohne standardmäßig aus.
• Direktverkauf: blendet den Menüpunkt Direktverkauf ein, für Theke, Bar oder Kiosk: bonieren und kassieren in einem Schritt, ohne Tisch. Standardmäßig aus.

Storno und Umbuchen

Offene Positionen darf jeder Kellner stornieren oder auf einen anderen Tisch umbuchen, solange der Bon noch nicht gedruckt, an der Ausgabe-Anzeige freigegeben oder bei einem Austräger ist. Danach nur mit diesen Schaltern:

• Storno nach der Ausgabe: offene Positionen lassen sich auch stornieren, wenn der Bon schon gedruckt, freigegeben, beim Austräger oder serviert ist.
• Umbuchen nach der Ausgabe: dasselbe fürs Umbuchen.

Beide sind standardmäßig aus und gelten für alle Rollen, auch für Chefkellner und für dich als Veranstalter. Jede Änderung steht im Protokoll.

Nur mit geschultem Personal

Ist einer der Schalter an, zeigt die Karte eine Warnung: Ein Storno oder Umbuchen nach der Ausgabe kommt an drei Stellen an. Am Drucker als Storno-Bon oder Umbuchungs-Bon (zum Original legen, nur die genannten Positionen zurückhalten; ist die Bestellung schon unterwegs, den Kellner oder Austräger finden, der sie trägt), an der Ausgabe-Anzeige als Hinweis-Kachel und beim Austräger als Frage am Handy. Wer das übersieht, gibt doppelt oder am falschen Tisch aus.

Trainingsmodus

Zum Ausprobieren und Schulen, bevor es ernst wird. Solange der Trainingsmodus aktiv ist, arbeitet das ganze Team wie im Echtbetrieb, aber:

• Bestellungen zählen nicht: weder in der Abrechnung im Portal noch in der Statistik nach dem Beenden.
• Belege sind Trainingsbelege: bei aktiver Registrierkasse wird jeder Beleg als Trainingsbeleg signiert und ist nicht steuerrelevant, auch ein Storno davon.
• Kartenzahlungen laufen simuliert: kein Terminal wird angesprochen, die Zahlung gilt nach ein paar Sekunden als bezahlt. Das ist der einzige Weg, Kartenzahlung ohne echtes Geld zu üben.
• Bons und Ausgabe zeigen keinen Tisch: gedruckte Bons tragen oben „TRAININGSMODUS" und einen schwarzen Balken statt der Tischnummer, Ausgabe-Anzeige und Austräger sehen nur „TRAINING". Der Trainingsmodus taugt damit nicht für echten Service, das ist Absicht.
• Alle Ansichten zeigen einen gelben Balken „Trainingsmodus aktiv: Bestellungen zählen nicht", auch in der Kellner-App.

Einschalten mit dem Schalter auf der Karte. Sind noch echte Bestellungen offen, bleiben sie erhalten, sind aber während des Trainingsmodus ausgeblendet und nach dem Beenden wieder da. Die Karte zeigt, seit wann und von wem der Trainingsmodus läuft und wie viele Trainingsbestellungen heute schon gebucht wurden.

Beenden räumt auf: alle Trainingsbestellungen, Zahlungen und Bons werden gelöscht, Bestände begrenzter Produkte werden zurückgebucht. Trainingsbelege bleiben in der Registrierkasse erhalten, das verlangt das Gesetz.

Limit je Tag

Pro Veranstaltungstag (ab 05:00) sind höchstens 100 Trainingsbestellungen möglich, das entspricht dem kostenlosen Kontingent. Ab 50 erinnert ein Hinweis daran, dass der Trainingsmodus noch läuft. Der Zähler bleibt auch nach dem Beenden stehen.

Abräumen und Zurücksetzen

Die Karte zeigt die offenen Positionen und die Tische mit offenen Positionen, immer auf dem aktuellen Stand.

• Offene Bestellungen abräumen: storniert alles, was noch nicht kassiert ist, an allen Tischen auf einmal. Der Schritt nach dem Fest, siehe unten.
• Ordersys neu einrichten: entfernt die Konfiguration, Bestellungen und Belege bleiben. Danach öffnet sich die Einrichtung. Nur für einen kompletten Neuanfang, siehe unten.
• Standard-Konfiguration importieren: öffnet Backup importieren mit einer Beispiel-Konfiguration als Startpunkt.

Bestellzähler fürs Portal

Die Abrechnung im Portal zählt Bestellungen laufend mit. Abräumen verringert die schon gezählten Bestellungen des Tages nicht, der Zähler läuft ab dem neuen Stand weiter. Neu einrichten und Import lassen die Bestellungen ohnehin stehen. Trainingsbestellungen zählt das Portal gar nicht.

Offene Bestellungen abräumen

Nach dem Fest bleibt oft etwas offen: Gäste, die gegangen sind, Deckel, Vergessenes. „Offene Bestellungen abräumen“ storniert das alles wie ein Storno am Tisch, auch nach der Ausgabe, aber ohne Storno-Bon und ohne Hinweis an der Ausgabe. Danach sind Tischübersicht, Ausgabe-Anzeige und Austräger auf allen Geräten leer.

Vorher sagt ein Dialog, was passiert, zum Beispiel „12 offene Positionen auf 4 Tischen werden storniert (€ 86,50). Kassiertes bleibt.“ „Abräumen“ führt es aus, „Abbrechen“ lässt alles, wie es ist.

• Was bleibt: kassierte Bestellungen samt Zahlungen und Belegen, die Abschlüsse und das Protokoll. Das Kassierte steht weiter in der Statistik. Bestellungen, in denen nichts kassiert war, zählen dort nicht mehr mit, wie bei jedem Storno.
• Bons: noch nicht gedruckte Bons verschwinden, auch aus der Warteschlange der Ausgabe-Anzeige und beim Austräger. Gedruckte und servierte Bons bleiben.
• Bestände: der Storno bucht den Bestand begrenzter Produkte zurück. Der Haken „Bestände auf Standardbestand setzen“ setzt zusätzlich alle begrenzten Produkte auf ihren Standardbestand, fürs nächste Fest. Er ist vorbelegt und erscheint nur, wenn Produkte einen Bestand führen.
• Kartenzahlung: Positionen, die gerade per Karte bezahlt werden, bleiben offen, der Dialog nennt sie. Ist die Zahlung durch, sind sie kassiert. Bricht sie ab oder läuft sie aus, räumst du einfach noch einmal ab.
• Bestellwünsche der Gäste: offene und schon von einem Kellner übernommene werden verworfen. Steht ein Gast gerade auf der Bezahlseite, bleibt sein Wunsch, der Dialog nennt ihn. Eine offene Erstattung bleibt ebenfalls stehen.
• Trainingsmodus: solange er läuft, ist der Knopf gesperrt. Beenden räumt die Trainingsbestellungen ohnehin weg.
• Protokoll: das Abräumen steht als ein Eintrag im Protokoll, etwa „Anna hat offene Bestellungen abgeräumt: 12 Positionen storniert auf 4 Tischen (86,50 €), 3 Bestände aufgefüllt“. Der Lebenslauf jeder abgeräumten Bestellung zeigt ihn.
• Bestellverlauf: das Abräumen steht dort als eine Karte „Abgeräumt“ mit den abgeräumten Bestellungen zum Aufklappen.

Für den Probelauf vor dem Fest brauchst du das Abräumen nicht, nimm dafür den Trainingsmodus.

Ordersys neu einrichten

Für einen kompletten Neuanfang. „Ordersys neu einrichten“ entfernt Räume, Tische, Ausgabepunkte, die Preisliste, eigene Zahlarten und die Benutzer. Bar und Karte (SumUp) bleiben, ebenso dein eigenes Konto und die Veranstalter-Konten aus dem Portal. Vorher fragt ein Dialog nach: „Räume, Tische, Ausgabepunkte, Preisliste, eigene Zahlarten und Benutzer werden entfernt. Bestellungen, Belege, Abschlüsse und Protokoll bleiben. Vorher wird ein Backup gespeichert. Danach richtest du Ordersys neu ein.“ Nach dem Bestätigen öffnet sich die Einrichtung.

• Was bleibt: kassierte Bestellungen, Zahlungen, Belege, Abschlüsse, das Protokoll und die gespeicherten Backups. Statistik und Bestellverlauf vergangener Feste bleiben vollständig, alte Bestellungen zeigen weiter die bisherigen Produkte.
• Backup vorher: Ordersys legt automatisch ein gespeichertes Backup an, „Automatisch vor Neu einrichten“ mit Datum und Uhrzeit. Damit holst du den alten Stand jederzeit zurück, ganz oder in Teilen.
• QR-Codes: gedruckte Tisch-Codes und die QR-Codes deiner Kellner werden ungültig, weil Tische und Benutzer entfernt werden. Willst du sie behalten, nimm statt Neu einrichten Backup importieren und stell Räume und Tische sowie die Benutzer auf „Behalten“.
• Erst abräumen: sind noch Positionen offen, lehnt Ordersys ab: „Erst offene Bestellungen abräumen.“ Im Trainingsmodus ist der Knopf gesperrt, wie das Abräumen und die Standard-Konfiguration; beende ihn zuerst.
• Protokoll: steht im Protokoll als „Konfiguration zurückgesetzt“, dazu das automatische Backup.

Gespeicherte Backups

Mit „Backup jetzt erstellen“ legst du eine benannte Sicherung deiner Konfiguration direkt auf dem Server an, z.B. „Vor dem Sommerfest“. Vor jedem Import und vor „Ordersys neu einrichten“ legt Ordersys selbst eine an: „Automatisch vor Import“ bzw. „Automatisch vor Neu einrichten“, jeweils mit Datum und Uhrzeit. Die Liste zeigt die neuesten fünf Stände mit Datum, „weitere anzeigen“ holt die nächsten:

• Wiederherstellen öffnet Backup importieren mit diesem Stand. Dort wählst du je Abschnitt, was ersetzt wird.
• Löschen entfernt den Stand.

Backup als Datei

Konfiguration als Datei sichern oder aus einer Datei übernehmen, zum Beispiel von einem anderen Ordersys.

• Konfiguration herunterladen: speichert deine komplette Konfiguration als Backup-Datei auf deinem Gerät, mit allen Benutzern einschließlich deinem eigenen; Veranstalter-Konten nicht, die kommen aus dem Portal.
• Backup importieren: eine Backup-Datei auswählen oder in das Feld ziehen, dann „Backup importieren“. Es öffnet sich Backup importieren, dort wählst du je Abschnitt, was übernommen wird.

Ein Backup enthält nur die Konfiguration. Bestellungen, Statistik und Abschlüsse stehen nicht drin, die bleiben in deinem Ordersys.

Vor jeder Veranstaltung

Erstelle ein gespeichertes Backup oder lade die Konfiguration herunter. So kannst du jederzeit zum geprüften Stand zurück, falls bei der Einrichtung etwas schiefgeht.

Backup importieren

Die Seite Backup importieren übernimmt eine gesicherte Konfiguration, ganz oder in Teilen. Du kommst von drei Stellen dorthin:

• Wiederherstellen bei einem gespeicherten Backup
• Backup importieren nach der Dateiauswahl unter Backup als Datei
• Standard-Konfiguration importieren auf der Karte Abräumen und Zurücksetzen: eine Beispiel-Konfiguration als Startpunkt

Oben steht, woher das Backup kommt. Darunter hat jeder Abschnitt eine Zeile mit dem Vergleich, etwa „Backup: 40 Tische · Jetzt: 38 Tische“, und dem Umschalter „Ersetzen“ / „Behalten“. Vorbelegt ist Ersetzen. Behalten lässt den Abschnitt, wie er ist.

Abschnitt	Ersetzen heißt
Räume und Tische	Räume und Tische wie im Backup. Gleichnamige Tische im selben Raum behalten ihren QR-Code, gedruckte Tisch-Codes gelten weiter. Tische, die es im Backup nicht gibt, werden entfernt, ihre QR-Codes werden ungültig.
Ausgabepunkte	Ausgabepunkte wie im Backup. Drucker kommen aus dem Portal und werden über den Namen zugeordnet.
Preisliste	Ersetzt Kategorien, Produkte und Textbausteine. Alte Bestellungen zeigen weiter die bisherigen Produkte.
Zahlarten	Eigene Zahlarten wie im Backup. Bar und Karte (SumUp) bleiben immer, gleichnamige Zahlarten behalten ihre Statistik.
Benutzer	Benutzer wie im Backup. Gleichnamige behalten Passwort und QR-Zugang. Neue Benutzer haben noch keinen QR-Zugang, aktiviere sie unter Benutzer. Dein eigenes Konto bleibt, wie es ist.
Einstellungen	Die Schalter Abschlüsse, Direktverkauf, Storno und Umbuchen wie im Backup.

Hinweise oben auf der Seite:

• Trainingsmodus: solange er läuft, geht kein Import. Erst den Trainingsmodus beenden.
• Offene Positionen: Räume, Ausgabepunkte und Preisliste lassen sich erst nach dem Abräumen ersetzen. Zahlarten, Benutzer und Einstellungen gehen auch vorher, stell die drei anderen dafür auf „Behalten“.
• Älteres Backup: stammt es aus einer früheren Version von Ordersys, werden Ausgabepunkte und Drucker wie bisher zugeordnet.

„Importieren“ übernimmt alle Abschnitte auf „Ersetzen“. Vorher legt Ordersys automatisch ein gespeichertes Backup an, „Automatisch vor Import“ mit Datum und Uhrzeit. Danach bist du zurück auf Betrieb, eine Meldung nennt die importierten Abschnitte und den Namen der Sicherung. Du bleibst angemeldet. „Abbrechen“ führt ohne Änderung zurück.

Bestellungen, Zahlungen, Belege, Abschlüsse und das Protokoll fasst der Import nie an. Im Protokoll steht er als „Backup importiert“ mit den ersetzten Abschnitten.

Neues Fest, gleiche Tische

Sind die Tisch-Codes vom letzten Fest gedruckt und laminiert, stell Räume und Tische auf „Behalten“ und ersetze nur, was sich geändert hat, etwa die Preisliste.

Registrierkasse: Nullbeleg

Ist die Registrierkasse aktiv, gibt es hier zusätzlich die Karte Registrierkasse: Nullbeleg erstellen signiert einen Beleg über 0 € und öffnet ihn zum Drucken. Den brauchst du bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Ein Nullbeleg ist immer ein echter Beleg, auch im Trainingsmodus.