Zum Hauptinhalt springen

Kartenzahlung mit SumUp

Mit einem SumUp-Konto und einem SumUp-Solo-Kartenterminal können deine Kellner beim Kassieren Kartenzahlung anbieten. Das Geld landet direkt auf dem SumUp-Konto deines Vereins, ordersys verrechnet dafür nichts.

Was du brauchst​

  1. Ein SumUp-Konto für deinen Verein (kostenlos auf sumup.at erstellbar)
  2. Ein SumUp Solo Kartenterminal (das Modell mit Display und WLAN)
  3. Einen API-Schlüssel aus deinem SumUp-Konto
Solo günstiger kaufen

Über unseren Partner-Link bekommst du das SumUp Solo deutlich günstiger, aktuell um 40 € statt 79 €: SumUp Solo bestellen

Warum SumUp Solo?

Das Solo verbindet sich selbst mit dem Internet. Dein Boniersystem schickt die Zahlung direkt an das Terminal, der Kellner braucht dafür keine SumUp-App am Handy.

Rechtzeitig anlegen

Erstelle das SumUp-Konto nicht erst kurz vor der Veranstaltung. SumUp prüft neue Konten (Identität und Bankverbindung), die Freischaltung kann einige Werktage dauern. Auch das Terminal braucht Versandzeit.

Einrichtung im Portal​

1. SumUp-Konto hinterlegen​

  1. Öffne im SumUp-Dashboard die Seite API-Schlüssel
  2. Erstelle einen neuen API-Schlüssel und kopiere ihn
  3. Im Portal: Kartenzahlung → SumUp-Konto hinzufügen → Bezeichnung und API-Schlüssel eintragen

Das Portal prüft den Schlüssel sofort bei SumUp und ermittelt dabei automatisch den Merchant-Code deines Kontos.

2. Kartenterminal koppeln​

  1. Am Solo: Oben auf den Pfeil ⌄ drücken → Verbindungen → Cloud API öffnen. Das Gerät zeigt einen Kopplungs-Code an.
  2. Im Portal: beim SumUp-Konto Reader verwalten → Code und eine Bezeichnung (z.B. „Terminal 1") eintragen (dieses am besten hinten beschrifte, damit es die Kellner unterscheiden können).

Der Code ist nur wenige Minuten gültig. Du kannst mehrere Terminals koppeln, die Kellner wählen beim Bezahlen das passende aus.

3. Für dein Boniersystem aktivieren​

Wähle unter Kartenzahlung das aktive SumUp-Konto aus und speichere. Läuft dein Boniersystem gerade, startet es dabei kurz neu (etwa 5 bis 15 Sekunden).

Im Boniersystem erscheint danach automatisch die Zahlungsart „Karte (SumUp)".

So kassieren deine Kellner​

  1. Positionen auswählen wie gewohnt
  2. Zahlungsart Karte (SumUp) wählen und auf Bezahlen tippen
  3. Die Zahlung geht direkt an das Kartenterminal: es zeigt den Betrag an, der Gast hält Karte oder Handy hin
  4. Sobald die Zahlung bestätigt ist, sind die Positionen bezahlt

Sind mehrere Terminals gekoppelt, wählt der Kellner beim ersten Mal sein Terminal aus. Das Gerät merkt sich die Wahl, danach geht die Zahlung ohne Zwischenschritt an dieses Terminal.

Bricht der Gast ab oder schlägt die Zahlung fehl, bleiben die Positionen offen und können erneut kassiert werden (auch bar).

Zahlung über die SumUp App​

Standardmäßig läuft jede Kartenzahlung über das gekoppelte Solo-Terminal. Hast du stattdessen ein Bluetooth-Terminal (SumUp Solo Lite oder Air), kannst du beim SumUp-Konto „Zahlung über die SumUp App erlauben" einschalten. Die Kellner bekommen dann beim Bezahlen zusätzlich die Option, die Zahlung über die SumUp App am eigenen Handy zu starten.

Dafür muss auf dem Kellner-Handy die SumUp App installiert und mit eurem SumUp-Konto angemeldet sein. Wir empfehlen für den Veranstaltungsbetrieb das normale Solo: es braucht keine App und kein bestimmtes Handy.

Trinkgeld​

Im Boniersystem unter Zahlungsarten kannst du die Trinkgeld-Abfrage einschalten: der Gast bekommt am Terminal eine Prozent-Auswahl angezeigt.

Dort legst du auch fest, wer das Trinkgeld erhält:

  • Personal: die Statistik zeigt das Trinkgeld pro Kellner. So weißt du nach der Veranstaltung genau, wem du wie viel auszahlst.
  • Verein: die Statistik zeigt nur die Gesamtsumme als eigene Kennzahl.

In beiden Fällen bleibt das Trinkgeld vom Umsatz getrennt, es verfälscht also keine Umsatzzahlen. Du findest es in der Statistik-Seite (Gesamtsumme oben, bei „Personal" zusätzlich als eigener Balken im Kellnerumsatz-Diagramm) und im Excel-Export als eigene Spalte. Im SumUp-Dashboard ist es pro Transaktion ausgewiesen.

Schulungsmodus​

Zum Ausprobieren und für Kellner-Schulungen kannst du beim SumUp-Konto den Schulungsmodus einschalten (beim Hinzufügen oder über Bearbeiten). Zahlungen laufen dann nur simuliert ab: der Ablauf im Boniersystem ist derselbe, nach ein paar Sekunden gilt die Zahlung als erfolgreich, aber es wird kein Geld eingezogen und das Kartenterminal wird nicht angesprochen. Der Zahlungsdialog zeigt dabei deutlich „Schulungsmodus" an.

warnung

Kassierte Bestellungen gelten auch im Schulungsmodus als bezahlt. Verwende ihn nur mit Test-Bestellungen und schalte ihn vor der Veranstaltung wieder aus. Solange er aktiv ist, zeigt das Portal eine Warnung an.

Gerät verleihen​

Die Kopplung gehört zum SumUp-Konto, nicht zum Gerät. Verleihst du ein Terminal an einen anderen Verein, koppelt dieser es einfach über sein eigenes SumUp-Konto neu.

Rückerstattungen​

Stornos und Rückerstattungen machst du direkt im SumUp-Dashboard oder in der SumUp-App. Im Bestellverlauf des Boniersystems findest du zu jeder Kartenzahlung die Zahlungsart, im SumUp-Dashboard die zugehörige Transaktion.

Vor der Veranstaltung testen

Mache am Vortag eine Testzahlung mit kleinem Betrag und erstatte sie im SumUp-Dashboard zurück. So weißt du, dass Terminal, WLAN und Konto zusammenspielen.