Gastbestellung per Tisch-QR
Deine Gäste scannen einen QR-Code am Tisch, wählen aus der Speisekarte und schicken ihre Bestellung ab, ohne App und ohne Konto. Danach gibt es zwei Wege:
- Ein Kellner kommt zum Tisch, übernimmt den Bestellwunsch, boniert und kassiert wie gewohnt (bar oder Karte).
- Der Gast zahlt selbst mit Karte am eigenen Handy. Die Bestellung geht direkt an die Ausgabestelle, ein Austräger bringt sie. Kein Kellner muss hin.
Was ein Gast abschickt, ist zunächst nur ein Bestellwunsch, keine Bestellung: Es wird nichts gebucht und kein Bestand abgezogen, bis ein Kellner übernimmt oder die Zahlung bestätigt ist. So kann niemand vom Parkplatz aus die Küche lahmlegen.
🟡 Gast · 🔵 Kellner · 🟢 Austräger · ⚪ automatisch
Einrichten
1. Produkte freigeben
Frisch angelegte Produkte sind für Gäste gesperrt. Du gibst bewusst frei:
- In der Kategorie den Schalter „Gäste dürfen selbst bestellen" setzen. Er gilt für alle Produkte der Kategorie.
- Beim einzelnen Produkt im Feld „Gastbestellung" abweichen: „Gäste dürfen bestellen" oder „Gäste dürfen nicht bestellen". „Erben" nimmt die Einstellung der Kategorie.
Die Freigabe gilt nur für den Tisch-QR, die Kellner sehen weiterhin alles.
Bei der Selbstbestellung prüft niemand den Ausweis. Gib Alkohol nur frei, wenn beim Ausgeben jemand das Alter kontrolliert, oder lass alkoholische Kategorien gesperrt: Der Gast bestellt sie dann beim Kellner.
2. Tisch-Codes drucken
- Navigiere zu Tische und klicke auf „Tisch-Codes drucken".
- Wähle im Reiter Auswahl die Tische (oder „Alle auswählen"). Tische ohne Code bekommen mit „Code erzeugen" einen.
- Optional den Hinweistext auf der Karte einschalten („Hier selbst bestellen", „Code mit dem Handy scannen").
- Drucken: vier Karten je A4-Blatt, jede mit Tischname groß und QR-Code.
Drucke auf normales Papier und laminiere die Karten. Nicht auf den Bondrucker: Thermopapier schwärzt sich beim Laminieren und verblasst in der Zeltwärme. Für einen schnellen Ersatzcode am Fest gibt es beim einzelnen Tisch trotzdem den Bon-Druck.
In der Tischliste zeigt die Spalte Tisch-Code pro Tisch „Code ansehen · Neu": Dort kannst du den Link kopieren (z.B. für einen Aushang) oder mit „Neuen Code erzeugen" den bisherigen ungültig machen, etwa wenn ein Code missbraucht wird. Der gedruckte Code muss dann ersetzt werden.
Hast du Ordersys auf den Startbildschirm deines Handys gelegt, öffnet „Drucken" die Seite im Browser, weil es dort keinen Druckdialog gibt. Von dort druckst du wie gewohnt.
3. Selbstzahlung erlauben (optional)
Damit Gäste selbst mit Karte zahlen können, brauchst du ein SumUp-Konto im Portal und unter Bezahlmethoden bei „Karte (SumUp)" den Schalter „Selbst bezahlen in der Gastbestellung". Ohne diesen Schalter bestellen Gäste weiterhin per QR, kassiert wird aber immer vom Personal.
4. Einzelne Tische sperren
Mit dem Schloss-Symbol in der Tischliste sperrst du die Selbstbestellung an einem Tisch, z.B. bei Fehlverhalten. Der Code bleibt gültig, der Gast sieht „Selbstbestellung gerade nicht möglich, bitte wende dich ans Personal".
Was der Gast sieht
Nach dem Scan öffnet sich die Speisekarte mit dem Namen deines Vereins (aus deinem Portal-Konto) und dem Tisch: Kategorien, Produkt-Kacheln mit Preis (bei Varianten „ab X €"), nicht verfügbare Produkte grau mit Grund. Unten der Warenkorb „Deine Auswahl" mit Summe, ein freiwilliges Feld „Wer bestellt?" (hilft dem Kellner an einer Bierbank mit mehreren Gruppen) und „Bestellung abschicken".
Danach erscheint der Wunsch unter „Bisherige Bestellungen" mit Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| „Vielen Dank für deinen Bestellwunsch! Ein Kellner kommt zu dir zum Kassieren." | Offen, noch niemand hat übernommen. Solange kann der Gast zurückziehen. |
| „Ein Kellner ist auf dem Weg zu dir." | Ein Kellner hat den Wunsch übernommen. |
| „Zahlung läuft, bitte kurz warten." | Der Gast zahlt gerade selbst. |
| „Bestellung angenommen und wird zubereitet." | Boniert. Darunter der Zubereitungsstand, z.B. „Wird gerade zu dir gebracht." oder „Alles serviert.", sofern die Ausgabestelle das melden kann. |
| „Abgelaufen. Bitte neu bestellen oder beim Personal melden." | 45 Minuten lang hat niemand übernommen. |
| „Leider ist etwas davon ausverkauft. Du bekommst den Betrag zurück …" | Bezahlt, aber nicht lieferbar, siehe Erstattung unten. |
Ist Selbstzahlung möglich, steht unter dem Danke-Text „Du möchtest nicht warten?" und der Button „… € direkt mit Karte zahlen". Warten ist immer der Standard, der Gast muss nichts tun.
Der Bestellstand hängt am Handy des Gasts, nicht am Tisch: Niemand sieht, was die Nachbarn an derselben Bierbank bestellt haben. Pro Tisch können höchstens drei Wünsche gleichzeitig offen sein.
Ist noch nichts freigegeben, sieht der Gast nur den Hinweis, dass die Selbstbestellung bei euch noch nicht aktiviert ist.
Was die Kellner sehen
In der Tischübersicht
Ein QR-Zeichen links oben an der Tischkachel heißt: Hier wartet ein Gast. Wartet er länger, wird das Zeichen rot und pulsiert, zusätzlich erscheint ein Punkt am Reiter des Raums, damit es auch auffällt, wer gerade in einem anderen Raum unterwegs ist.
Der Alarm kommt sofort, wenn keine Selbstzahlung möglich ist, sonst nach einer Minute; nach zwei weiteren Minuten geht er an alle.
Übernehmen und bonieren
Im Bestell-Bildschirm des Tisches steht die Karte „Gast … hat bestellt" mit Betrag und Positionen:
- Übernehmen reserviert den Wunsch (der Gast sieht „Ein Kellner ist auf dem Weg zu dir") und legt die Positionen in den Warenkorb. Dort kannst du Mengen ändern, etwas dazunehmen oder weglassen, dann wie gewohnt auf Bestellen tippen. Die Positionen liegen danach offen am Tisch, kassiert wird im normalen Kassieren-Bildschirm.
- Verwerfen, wenn der Gast doch nichts will.
- Leerst du den Warenkorb oder verlässt den Tisch, ohne zu bestellen, geht der Wunsch zurück auf „offen" und ein anderer Kellner kann ihn übernehmen.
Wenn der Gast selbst zahlt
Im Kassieren-Bildschirm erscheint „Der Gast bezahlt gerade selbst mit Karte, bitte kurz warten" mit der Zeit seit Zahlungsstart. Jetzt nicht bar kassieren, die Karte zieht gleich. Nach etwa zwei Minuten ohne Ergebnis gibt es „Kartenzahlung abbrechen": Ordersys fragt bei SumUp nach, eine durchgegangene Zahlung wird dabei erkannt und ganz normal übernommen, sonst ist der Wunsch wieder offen. Spätestens nach 10 Minuten passiert das von selbst.
Ist die Zahlung bestätigt, entsteht die Bestellung automatisch und geht an den Ausgabepunkt, du musst nichts tun.
Erstattung
Ist ein Produkt mit Bestand zwischen Zahlungsstart und Bestätigung ausgegangen, zeigt der Kassieren-Bildschirm rot „Erstattung nötig" mit der Belegnummer. Erstatte den Betrag in der SumUp-App und tippe auf „Erstattet". Der Fall ist selten: Beim Zahlungsstart prüft Ordersys die Verfügbarkeit und lehnt die Zahlung sonst gleich ab, und unbegrenzte Produkte wie Bier können nicht ausgehen.
Tischverlauf: nichts geht verloren
Der Tischverlauf (⋮-Menü im Bestell-Bildschirm) zeigt oben alle Bestellwünsche des Tisches, auch verworfene und abgelaufene. Wurde einer versehentlich verworfen, holt ihn „Wiederherstellen" zurück auf „offen".
Gut zu wissen
- Gäste sehen nie Bestand, Ausgabepunkte oder Steuersätze, nur Name, Preis und Verfügbarkeit.
- Bestellungen, die ein Gast selbst bezahlt hat, laufen im Bestellverlauf und in der Statistik unter dem Benutzer „Gastbestellung". Dieser Benutzer kostet nichts und lässt sich nicht anmelden.
- Kartendaten kommen nie zu Ordersys: Der Gast zahlt auf der Bezahlseite von SumUp.
- Kellner können denselben Tisch-Code mit „Tisch scannen" in der Tischübersicht nutzen, um direkt in die Bestellansicht des Tisches zu springen. Scannt ein angemeldeter Kellner den Code mit der Kamera-App, landet er ebenfalls beim Tisch, nicht in der Gastkarte.
- Wer Karten bestellt, aber nicht selbst zahlen kann, wartet: Plane genug Kellner ein, die auf das QR-Zeichen reagieren.